JL Staud – Geschäftsprozesse Geschäftsprozesse: Geschäftsprozessmodellierung, -management, -reengineering

24.10.2017

Aufgaben zum Themenbereich „Anwendung des erworbenen Wissens“

Filed under: - haw LH WS17/18 GPM,Aufgaben — admin @ 09:21

Aufgabe 14.22.2 „Personalbeschaffung“ aus AufgabenGPM:

Nachfolgend finden Sie einen Text, der einen Geschäftsprozess beschreibt.

a) Finden Sie die Elemente, die für einen Geschäftsprozess von Bedeutung sind.

b) Setzen Sie ihn in eine eEPK (bzw. in ein BPD) um.

Hinweis: Modellieren Sie detailliert, auch Transportvorgänge!

Geschäftsprozess PERSONALBESCHAFFUNG – Einstellung Dozent/in für C++-Schulungen

Die Schulungsabteilung der Firma ERPL stellt fest, dass sie einen weiteren Dozenten für die C++-Schulungen einstellen muss. Sie wendet sich deshalb an die Geschäftsleitung und an die Personalabteilung, um einen neuen Mitarbeiter einstellen zu können. Der Einstellungsvorschlag geschieht auf Basis des PBB (Personal­beschaffungsbogen), den die Schulungsabteilung ausfüllen und mit dem Vorschlag mitgeben muss. Die Geschäftsleitung muss in Absprache mit der Personalabteilung (PA) dem Einstellungsvorschlag zustimmen. Die Zustimmung oder Ablehnung wird schriftlich formuliert.

Falls die GL zustimmt, entwerfen Schulungs- und Personalabteilung unter Berücksichtigung des Personalbeschaffungsbogens und früher verfassten Stellenanzeigen die Anzeige. Diese wird dann durch die PA in mehreren einschlägigen Computerzeitschriften inseriert. Es wird darauf geachtet, dass der Erscheinungstermin der Anzeige in den verschiedenen Zeitschriften in einem Zeitrahmen von maximal vier Wochen liegt.

Vier Wochen, nachdem die letzte Anzeige erschienen ist, werden die eingegangenen Bewerbungen durch die Schulungs- und Personalabteilung durchgesehen. Liegen keine Bewerbungen vor, wird die Anzeige nochmals in den Zeitschriften geschaltet. Liegen zwar Bewerbungen vor, aber keine geeigneten, wird (parallel) den Bewerbern abgesagt und die Anzeige überarbeitet. Die Absagen übernimmt die Personalabteilung, die Überarbeitung der Anzeige leisten Personalabteilung und Schulungsabteilung zusammen. Dabei wird v.a. geprüft, ob man die Konditionen (Stellenvoraussetzungen, Gehalt, …) verändern muss. Anschließend wird die Anzeige wieder veröffentlicht und derselbe Prozessabschnitt wie oben bis zur Sichtung der Bewerbungen nochmals durchlaufen.

Liegen geeignete Kandidaten vor, wählen Schulungsabteilung und Personalabteilung Kandidaten aus, die eingeladen werden sollen.

Lösung:

Am 25.10.2017 kamen wir so weit:

 

 

Aufgabe 14.22.3 „Fälligkeitsprüfung“ aus AufgabenGPM:

Nachfolgend finden Sie einen Text, der einen Geschäftsprozess beschreibt.

a) Finden Sie die Elemente, die für einen Geschäftsprozess von Bedeutung sind.

b) Setzen Sie ihn in eine eEPK (bzw. in ein BPD) um.

Hinweis: Modellieren Sie detailliert, auch Transportvorgänge!

Im Geschäftsprozess Fälligkeitsprüfung geht es darum, Rechnungen, deren Zahlungsziel abgelaufen ist, zu identifizieren. Diese Prüfung erfolgt – natürlich automatisiert (d.h. durch ein Programm) – täglich ab 5.00 Uhr.

Dazu werden die entsprechenden Daten im Finanzwesen gelesen. Zuerst wird geprüft, ob überhaupt nicht bezahlte („offene“) Rechnungen vorliegen, was aber natürlich in der Regel der Fall ist. Sollten wider Erwarten keine nicht bezahlten Rechnungen vorliegen, beendet das Programm seine Aktivitäten.

Für nicht bezahlte Rechnungen gibt es drei Ursachen:

  • ein laufendes Widerspruchsverfahren (Status der Rechnung „Widerspruch“)
  • das Zahlungsziel ist noch nicht erreicht (Status „Erinnerung“, „Mahnung“, …)
  • das Zahlungsziel ist überschritten

Liegen also nicht bezahlte Rechnungen vor, wird – Eintrag nach Eintrag – für jede geprüft, ob die Zahlungsfrist abgelaufen ist oder ob eine der zwei anderen möglichen Ursachen vorliegt. Handelt es sich tatsächlich um ein Ablaufen der Zahlungsfrist, erhält die Rechnung den Status „nicht bezahlt“ und wird dem Mahnprozess übergeben.

Für das Controlling wird außerdem festgehalten, wieviele Rechnungen zu jedem Typ nicht bezahlter Rechnungen gehören. Bei wievielen also ein Widerspruchsverfahren läuft, bei wievielen das Zahlungsziel noch nicht erreicht ist und bei wievielen das Zahlungsziel überschritten ist. Diese drei Werte werden dem Controlling jeden Morgen automatisiert durch eine E-Mail mitgeteilt.

Hinweise: Zahlungsziel ist der Zeitraum, den der Aussteller der Rechnung für die Bezahlung gibt.

Aufgabe

(30 Minuten / 33 Punkte)

Aufgabe 14.22.4 „Angebotserstellung“ aus AufgabenGPM

Nachfolgend finden Sie einen Text, der einen Geschäftsprozess beschreibt.

a) Finden Sie die Elemente, die für einen Geschäftsprozess von Bedeutung sind.

b) Setzen Sie ihn in eine eEPK (bzw. in ein BPD) um.

Hinweis: Modellieren Sie detailliert, auch Transportvorgänge!

Geschäftsprozess ANGEBOTSERSTELLUNG

Im folgenden Text ist ein kurzer Geschäftsprozessabschnitt aus einem größeren Geschäftsprozess zum Thema Angebotserstellung beschrieben. Setzen Sie ihn in eine eEPK um. Halten Sie sich ganz eng an die textliche Beschreibung. Ergänzen Sie Semantik nur, wenn es unabdingbar ist und begründen Sie es dann.

Anmerkung: Dieser Ausschnitt aus einem größeren Geschäftsprozess beginnt mit einer Funktion!

Prozessbeschreibung:

….. Der Verkauf entscheidet darüber, ob ein Angebot für den Kunden erstellt wird (Angebotsentscheidung). Dafür benötigt er das Ergebnis der Anfragebesprechung sowie die vorher erfragten Qualitätsanforderungen des Kunden. Die Angebotsentscheidung wird schriftlich fixiert.

Wird entschieden, dass das Teil nicht angeboten wird, z.B. weil die Qualitätsanforderungen zu hoch sind oder nicht genügend Kapazitäten frei sind, um den Anforderungen der Anfrage gerecht zu werden, dann informiert der Verkauf den Kunden über die Ablehnung seiner Anfrage und vermerkt dies in der Kundendatei.

Wenn das Teil dem Kunden angeboten wird, so wird dieser, falls er neu ist, mit umfassenden Angaben vom Verkauf in die Kundendatei der bestehenden Datenbank aufgenommen.

War der Kunde schon bekannt, werden also die schon vorhandenen Daten genutzt, erfolgt eine detaillierte Überprüfung der Kundendaten. Falls sich ergibt, dass diese unvollständig sind, werden sie erhoben.

Die gesamten Daten der Kundenanfrage werden dann, ebenfalls durch die Abteilung Verkauf, in eine Datenbank aufgenommen.

Außerdem werden die benötigten Aktivitäten (Arbeitsschritte) mit den Endterminen erfasst. Dafür wird die zuvor erstellte Liste der notwendigen Arbeitsschritte benötigt. Es entsteht ein Aktivitätenplan, der auch ausgedruckt wird.

Danach werden die Anfrageunterlagen vom Verkauf auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft, wofür man qualitätsbezogene Unterlagen, das Anfrageschreiben des Kunden sowie die Zeichnung(en) verwendet. Sind die Anfrageunterlagen nicht korrekt oder nicht komplett, so muss die Abteilung Arbeitsvorbereitung (AV) mithilfe der Zeichnung(en), dem Artikelstammsatz und dem Anfrageschreiben die Fehler in den Anfrageunterlagen beheben. Danach prüft wieder der Verkauf die Korrektheit der Anfrageunterlagen. Sind sie immer noch nicht korrekt, werden sie wieder zur AV gegeben. Dies erfolgt maximal drei mal. Sind die Unterlagen auch dann noch nicht in Ordnung, korrigiert sie der Verkauf selbst.

Sind die Anfrageunterlagen in Ordnung, leitet sie der Verkauf mit der Terminliste an die Arbeitsvorbereitung weiter. Sind sie von Beginn an vollständig und richtig, so werden die Unterlagen direkt an die Arbeitsvorbereitung weitergeleitet.

Aufgabe 14.22.6 „Kündigung“ aus AufgabenGPM

Im folgenden Text ist ein kurzer Geschäftsprozess beschrieben. Setzten Sie ihn in eine eEPK um.

Modellieren Sie möglichst detailliert, auch Transportvorgänge.

Prozessbeschreibung:

Der Geschäftsprozess startet damit, dass ein Mitarbeiter kündigt. Das Kündigungsschreiben wird von der Personalabteilung (PA) entgegengenommen und an die Fachabteilung (FA) sowie die Geschäftsleitung (GL) weitergeleitet. Die Geschäftsleitung prüft an Hand des Kündigungsschreibens, ob Rückfragen zu der Kündigung vorliegen. Falls ja, wird der Mitarbeiter, der gekündigt hat, zu einem Gespräch gebeten, an dem auch Vertreter der PA, der FA und des Betriebsrats teilnehmen. Das Ergebnis dieses Gesprächs wird von Hand protokolliert, in ein Textdokument übernommen und dann in die Personalakte des Mitarbeiters getan.

Die PA führt eine Besprechung zum Anforderungsprofil der freigewordenen Stelle durch, an der auch die FA teilnimmt. Grundlage des Gesprächs ist die bisherige Stellenbeschreibung des Mitarbeiters. Falls beschlossen wird, das Anforderungsprofil bzgl. der freigewordenen Stelle zu verändern, wird dies durch die PA getan und es wird ein neues Anforderungsprofil erstellt, ansonsten bleibt es beim alten.

Falls ein neues Anforderungsprofil erstellt wurde, wird dieses an die FA geleitet. Diese prüft, ob aus ihrer Sicht alles in Ordnung ist. Falls nein, wird die PA (Sachbearbeiter) kontaktiert und die Unstimmigkeit beseitigt. Die FA erstellt dann ein verändertes Anforderungsprofil. Danach muss dieses an die Leitung der PA zur Prüfung gegeben werden.

Obiger Abschnitt, der Durchgang des Anforderungsprofils durch die FA, kann auch mehrmals nötig werden. Er wird solange wiederholt, bis die abschließende Prüfung durch die PA (Leitung) positiv ausfällt.

Ist das Anforderungsprofil dann in seiner endgültigen Form, erfolgt in der PA die Festlegung der Instrumente, die zur Wiederbesetzung der Stelle genutzt werden. In Frage kommen Zeitungsinserate, das Arbeitsamt und ein interner Aushang. Welches Instrument genutzt wird, hängt von den jeweiligen Gegebenheiten ab. Sicher ist nur, dass mindestens eines immer genutzt wird. Abhängig vom gewählten Instrument wird eine Annonce entworfen und an die Zeitung geleitet (dabei werden frühere Annoncen genutzt), das Arbeitsamt angerufen oder das Anforderungsprofil ausgehängt.

Soweit die Beschreibung des Geschäftsprozesses.

Halten Sie sich ganz eng an die textliche Beschreibung. Ergänzen Sie Semantik nur, wenn es unabdingbar ist und begründen Sie es dann.

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