JL Staud – Geschäftsprozesse Geschäftsprozesse: Geschäftsprozessmodellierung, -management, -reengineering

4.5.2016

Automatisierung

Filed under: - HAW LH Automatisierung — admin @ 11:42

Was bedeutet Automatisierung hier, im Kontext der Geschäftsprozesse und des Geschäftsprozessmanagements (GPM)?

Dazu ein paar Auszüge aus meinem neuesten Text zu GPM:

„Es ist in … oft von Automatisierung die Rede. Natürlich hier immer in Bezug auf Geschäftsprozesse. Neben diesen gibt es ja viele andere Bereiche, in denen die Automatisierung ständig voranschreitet, denken wir nur an unsere Kraftfahrzeuge.

Mit Automatisierung ist die ganze oder teilweise Abwicklung von Geschäftsprozessen durch Software (und natürlich die zugehörige Hardware) gemeint. Dies ist im technischen Bereich nichts Neues, in jedem technischen System (Geldautomat usw.) laufen automatisierte Prozesse ab. Bei der Umsetzung von Geschäftsprozessen in Software war dies bis vor einiger Zeit nicht so. So richtig umfassend realisiert haben dies die im Internet und mit Hilfe des Internet tätigen Unternehmen. Alle Geschäftsprozesse, die mit den Kunden zu tun haben, werden durch Anwendungssoftware realisiert und darüber hinaus die nachfolgenden in Logistik und Finanzwesen.

Dies ist heute Alltag, das Geschäftsmodell der Internetunternehmen beruht darauf.

Hintergrund

Wie kommt es, dass wir auch bei Geschäftsprozessen inzwischen in vielen Bereichen eine ganze oder teilweise Automatisierung beobachten können?

Etwa ab den 1970-er Jahren wurden Geschäftsprozesse durch IT-Systeme unterstützt. Zu Beginn aber nur in einzelnen Funktionen. D.h., der Geschäftsprozess war zwar in der Software hinterlegt und wurde steuernd abtgearbeitet, aber nur einzelnen Funktionen wurden durch Software erledigt, das meiste durch die beteiligten Menschen. Dies änderte sich, die Softwareunterstützung dehnte sich immer mehr aus, von der Unterstützung einzelner weniger Funktionen bis zur heutigen flächendeckenden Geschäftsprozessunterstützung. Parallel wurde und wird die Prozessunterstützung immer detaillierter. Wurden anfangs in den Geschäftsprozessen nur einzelne Funktionen und die Informationsflüsse zwischen ihnen unterstützt, geht es heute teilweise in die Vollunterstützung, bei der nur die Entscheidungen den Menschen überlassen bleiben. So wird z.B. bei einer Standardprozessmodellierung der Transport und die Verarbeitung von Geschäftsobjekten vollumfänglich erfasst, lediglich die Realisierung einzelner Funktionen bleibt noch außen vor.

So kommt es, dass heute die gängige Integrierte prozessorientierte Software  die Nutzer für die Interaktion von Maske zu Maske leitet und ansonsten vollautomatisiert abläuft. Das machte es auch möglich, dass das Geschäftsmodell der Internetunternehmen auf weitgehend vollautomatisierten Prozessen beruht, und dies nicht nur im E-Commerce, sondern auch dahinter. Lediglich bei Konfliktfällen kommen hier noch Menschen zum Einsatz.

Dies hat bei allen Vorteilen auch Schattenseiten. Jedes Abbilden von Geschäftsprozessen in Software führt zu einer „Zementierung“ des Geschäftsprozesses in dem Sinn, dass für jede auch noch so kleine Änderung des Prozesses eine Änderung der Software nötig wird. Bei einer Automatisierung ist dies noch viel massiver der Fall. Trotzdem ist eine Umkehr dieser Entwicklung nicht vorstellbar, höchstens ein erhöhter Einsatz von Entwicklern. Das ist der Grund für die Wiederkehr von Individualsoftware mit riesigen Entwicklergruppen bei den großen Internetunternehmen, wie wir sie zuletzt in den 1960- und 1970-Jahren bei großen Unternehmen für die Entwicklung der damaligen individuellen Anwendungs­soft­ware sahen (die dann durch ERP-Software abgelöst wurde).

Trends

Dieser Entwicklung liegen zwei Trends zugrunde. Schon seit dem Aufkommen prozessorientierter integrierter Software der Trend zu einer immer detaillierteren Abbildung der Geschäftsprozesse in die Software. Dies war Kundenwunsch und er wurde erfüllt. Schon dieser Trend erzwang eine immer detailliertere Prozessmodellierung. Seit Aufkommen der Internetunternehmen kam ein zweiter massiver Trend dazu, der zu vollständig durch Programme abgewickelten Geschäftsprozessen führt – zur Automatisierung also. Konkret bedeutet dies, dass der Kunde bei seinen Geschäften und sonstigen Aktivitäten mit Internetunternehmen nur noch mit Programmen zu tun hat. Diese Automatisierung erfasst weiterhin auch große Teile des Finanzwesens und der Logistik. Die Webunternehmen führen uns diesen Trend gerade eindrücklich vor. Nicht nur der Kontakt zum Kunden, sondern seine Rückmeldungen, das Mahnwesen, Finanzwesen, die Leistungserbringung usw. werden automatisiert abgewickelt.

Aber auch in den Organisationen, die nicht primär im E-Commerce tätig sind, nimmt der Grad an Automatisierung immer mehr zu. Die Integrierte prozessorientierte Software wickelt immer mehr Abschnitte des Geschäftsprozesses vollautomatisch ab. Automatisierung bedeutet hier dann nicht nur „Echtzeit“, das haben wir in ERP-Software schon lange, und auch nicht nur die Unterstützung einzelner Funktionen, sondern die weitgehend durch ein Programm realisierte Abwicklung der Geschäftsprozesse. Für den Menschen bleiben von Unternehmensseite her nur noch die Entscheidungen und die Ausnahmen. Für die mitwirkenden Menschen bleiben die Aufgaben mit Entscheidungscharakter und die, die nicht automatisiert werden können.

Nicht nur bei den Kundenkontakten

Die Automatisierung betrifft nicht nur die Kundenkontakte, sondern auch die übrigen Bereiche der Unternehmen, z.B. im Finanzwesen. Zumindest in der Planung einiger Unternehmen betrifft es auch die Logistik („Drohnen“). Wir nähern uns damit der vollautomatisierten Abwicklung auch dieser Geschäftsprozesse, wo menschliches Eingreifen nur noch da erfolgt, wo Entscheidungen anstehen, die nicht automatisiert sind oder Aufgaben, die nicht automatisiert werden können. Hierzu gehören auch die Kauf- und sonstigen Entscheidungen der Kunden.

Voraussetzungen bzgl Prozessmodellierung

Es dürfte schon klar sein, sei aber nochmals angemerkt: Automatisierung verlangt eine programmnahe Prozessmodellierung, in Ergänzung zur Istanalyse. Damit ist Prozessmodellierung endgültig in den Bereich des Requirements Engineering für die Softwareentwicklung geraten.

Dieser Trend und die durch ihn geförderte Entwicklung verkürzen den Abstand zwischen Prozessmodellierung und Systemanalyse (für die Anwendungsentwicklung) und führen auch dazu, dass die Zusammenhänge zwischen den Geschäftsprozessen wesentlich intensiver bedacht werden müssen. Ein Prozessmodell wird dann nicht nur die Prozesse mit ihren Verknüpfungen darstellen, sondern alle Aspekte, die für ein komplexes zusammenwirkendes Ganzes notwendig sind. Programmnahe Prozessmodellierung, wird zu einem Bestandteil des Anforderungsmanagements (Requirements Engineering).

Erfassung der Automatisierung in der Prozessmodellierung

Die Erfassung der durch Software realisierten Geschäftsprozessabschnitte geschieht über die Angabe der Träger der durchgeführten Tätigkeiten. Dort wo üblicherweise eine Organisationseinheit steht, wird dann die Anwendungssoftware vermerkt – ohne (direktes) menschliches Mitwirken. Indem also bei einer Tätigkeit nicht nur angegeben wird, wer sie realisiert, sondern auch mit Hilfe welcher Anwendungssoftware. Sie kann auch durch die modellierten Informationsobjekte erkannt werden. Bei IT-Abdeckung sind diese Teil des Datenbestandes einer Anwendungssoftware und (hoffentlich) als solche gekennzeichnet.

Betrachtet man z.B. die Geschäftsprozesse eines typischen Internetunternehmens im B2C, ist in wichtigen Abschnitten neben dem Kunden nur noch Software aktiv (Ware anbieten, Vorschläge machen, Auftrag festhalten, (virtuellen) Warenkorb befüllen, usw.). Dieser Bereich reicht weit in die automatisierbaren Abschnitte des Finanzwesens und die Logistik hinein und wird ständig ausgedehnt.

Voraussetzung für eine Automatisierung ist eine detaillierte Modellierung, also im Rahmen einer Beschaffung nicht Teile beschaffen, sondern zulässige Lieferanten bestimmen, Lieferanten anfragen, Konditionen klären, Bestellung formulieren, Bestellung versenden, usw. Etwa so wie in einer Standardprozessmodellierung. Danach können dann diese elementaren Funktionen in einer noch detaillierteren Ebene in einer programmnahen Prozessmodellierung in Programmkonstruk­te abgebildet werden.“

……….

Automatisierung, IT-Abdeckung

„Eine wichtige Eigenschaft von Prozessen oder Prozessabschnitten ist der Automatisierungsgrad. Damit ist der Anteil an der Aufgabenerfüllung gemeint, der ohne menschliches Zutun allein durch die Informationstechnologien erledigt wird. In vielen Bereichen strebt man nach einem möglichst hohen Automatisierungsgrad. Dort, wo es sich um stark standardisierte Abläufe mit einfachen Entscheidungsprozessen handelt, hat man dieses Ziel weitgehend erreicht. Ein einfaches Schema für diese Eigenschaft ist „voll automatisiert, teilweise automatisiert, nicht automatisiert“. Dies betrifft inzwischen auch ganze Prozesse. Das Geschäftsmodell der Internetunternehmen beruht darauf, es wäre auf andere Weise auch nicht denkbar. Diese ständig zunehmende Automatisierung hat tiefgreifende Konsequenzen für das Geschäftsprozessmanagement.“

Unterstützung oder Automatisierung

„Geschäftsprozesse können durch die IT unterstützt werden oder sie können automatisiert sein. Der Unterschied ist folgender: „Unterstützung“ meint, dass einzelne Abschnitte durch Programme realisiert werden. „Automatisierung“ meint, das alle durch Programme realisiert sind, evtl. auch Entscheidungsvorgänge. D.h., um einige einfache Beispiele zu bringen, die Nachbestellung für das Lager wird automatisch durchgeführt, die Kaufempfehlung beim Web-Anbieter automatisch generiert (weshalb sie uns oft zum Schmunzeln bringt) und auch der Umgang mit anscheinend zahlungsunwilligen Kunden wird ein ganzes Stück weit durch die Software gesteuert (vgl. hierzu das „Prozessbeispiel“ Rechnung in [Staud 2010a, Kapitel 13]).

Unterstützung der Abwicklung der Geschäftsprozesse durch Anwendungssoftware ist heute Standard, nur das Ausmaß ist unterschiedlich. Sind wirklich nur noch die Funktionen im Geschäftsprozess nicht IT-gestützt realisiert, die Entscheidungen darstellen, oder gibt es Abschnitte, die trotz der Möglichkeit der IT-Unterstützung diese nicht bekommen haben.

Alles in allem ist die IT-Abdeckung heute, v.a. seit der Etablierung prozessorientierter integrierter Standardsoftware (ERP-Software), sehr hoch.

Dies wird in der Literatur zu Geschäftsprozessmanagement höchstens wahrgenommen, fließt aber noch nicht ausreichend in die Überlegungen ein.“

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